申請書類

●申請書類

概要
各種書類の作成と提出
承認と却下（承認者のみ）
代理承認者の設定（承認者のみ）
安否確認について

●概要

申請書類機能では、発生経費の申請やその他書類を作成し、提出します。
提出した書類の承認状況の確認や承認または却下処理を行います。

●各種書類の作成と提出

申請書類にアクセスすると、現在申請中または申請待の状態にある書類の一覧画面が表示されます。ただし、もしあなたが承認権限者である場合には、承認すべき書類の一覧画面が表示されます。
表の上部にあるタブをクリックすることで、目的の書類にアクセスできます。

一覧は、最も古い書類から順にリストされていますが、表中の項目名部（ボタン）をクリックすれば、書類の種類や申請者など、任意の項目でリストをソートできます。

新たに書類を作成し、提出する場合は、表の右上にある「書類の作成」ボタンを押します。あなたが申請可能な書類群が表示されます。
申請を行う、任意の書類のボタンをクリックしてください。書類の作成画面が表示されます。

書類の作成画面は、選択した書類によって異なりますので、必要な入力を行ってください。
※なお、経費関連申請書類を作成した場合には、その作成画面の最後に「領収書添付台紙」の出力ボタンが表示されます。「領収書添付台紙」ボタンを押し、これをプリントアウトすることで、領収書や請求書の添付台紙として利用できます。

最後に「申請」ボタンを押すと、作成した書類はその場ですぐに提出されます。「保存」ボタンを押したものは、提出はされず、そこまでの入力内容を保存し、後から続きを作成できます。
また、書類の申請時に、申請者が承認ルート（巡回ルート）を自由に選択できる場合があります。この場合は、任意の承認ルート（巡回ルート）を入力のうえ、「申請」ボタンを押してください。
いずれも、申請中または申請待の状態にある書類の一覧画面で状況を確認できます。

●承認と却下（承認者のみ）

承認者が申請書類にアクセスすると、現在、承認操作を行うべき書類の一覧が表示されます。
一覧は、書類の件名順にリストされていますが、表中の項目名部（ボタン）をクリックすれば、申請日時や申請者など、任意の項目でリストを並べ替えできます。

承認処理を行いたい書類を選択すると、承認操作画面が表示されます。承認操作画面には申請内容が表示されるので、内容を確認後、承認する場合は「承認」ボタンを、却下する場合は「却下」ボタンを押します。この際、コメントを付記することができるので、却下理由などの連絡欄としてご利用ください。

※承認形式が「OR承認」に設定されている場合は、同承認ステージ内の承認者のうち、誰か1人が「承認」操作をすることで次の承認ステージへ進み、「却下」の場合は申請者本人の元に戻ります（これまでの承認者には却下された旨の通知メールが送信されます）。

※承認形式が「AND承認」に設定されている場合は、同承認ステージ内のすべての承認者が「承認」操作をしない限り、次の承認ステージには進みません。「却下」の場合のみ、書類は即時に申請者本人の元に戻ります（これまでの承認者には却下された旨の通知メールが送信されます）。

※すべての承認ステージで「承認」操作された書類は、所定の管理ボックスに保管され、担当ユーザによって処理されます。

●代理承認者の設定（承認者のみ）

【申請書類】画面から、メニューバーの右上に表示されている「設定」ボタンを押すことで、申請書類の設定画面にアクセスできます。この画面では承認ルートの確認と代理承認者の設定が行えます。

もしあなたが承認者であれば、「代理承認者を設定する」ボタンから代理承認者を設定できます。
期間を決めて代理承認者を選択指定することで、設定された期間中、一切の承認処理を指定ユーザに代行させることができます。
何かしらの事由で自らが承認却下処理を実行できない場合に、この代理承認機能を利用します。

※代理承認者を設定中も、自らが「承認」「却下」操作を行なうことは可能です。
※既に他の承認者から代理承認者に指定されている場合は、他のユーザを重ねて代理承認者に指定することはできません。

●安否確認について

もしあなたが安否確認を実施可能なユーザ（安否確認の特権ユーザ）である場合、「書類の作成」画面から安否確認を実施できます。
安否確認連絡は、通知メールで対象ユーザに配信されます。
対象ユーザが設定している、「安否確認通知用 E-Mail」、「携帯用 E-Mail」、「PC用 E-Mail」のすべての宛先に配信されます。この時、対象ユーザが、申請書類の通知メール受信設定をOFFにしていた場合でも、安否確認の通知メールは強制送信されます。
通知用のEメールは、常にシステム管理者のE-MailをFROMアドレスとして用います。システム管理者のE-Mailアドレスを必ず設定しておくとともに、配信先の端末で、当該アドレスを受信可能にしておく必要があることに注意してください。
対象ユーザは、いずれかの端末で受信した通知メール上のURLをクリックすることで、出社の可否を報告できます。この時、自由にコメント入力も行えます。
対象ユーザが入力したコメント内容は、安否確認の特権ユーザのみが閲覧できます。一般ユーザは他ユーザのコメントを閲覧できません。
特権ユーザは、PC版では【申請書類】機能の「書類の管理」画面で、スマートフォン版では【申請書類】機能の「（安否確認中時）申請中の書類」「（安否確認完了後）承認された書類」画面で、対象ユーザの応答状況を確認できます。
対象ユーザが、「出社不可」の応答を行った場合、設定中のすべての特権ユーザにその旨の通知メールが送信されます。
すべての対象ユーザの応答が完了すると、設定中のすべての特権ユーザに、その旨の通知メールが送信されます。