経費管理

●経費管理

概要
「申請書の処理」 - 仕訳する（特権ユーザ）
「仕訳履歴一覧」 - 仕訳の削除、および、伝票・仕訳明細・FB用データの出力（特権ユーザ）
「未清算仮払金一覧」 - 未清算の仮払金を確認する（一般ユーザ・特権ユーザ）
「支払先マスタ」 - 支払先を登録する（特権ユーザ・許可された一般ユーザ）
「従業員振込先」 - 従業員の振込先銀行口座を登録する（特権ユーザ）
「仕訳科目設定」 - 取り扱い科目の登録と編集（特権ユーザ）
「書類明細出力」 - 書類明細のすべてをCSV出力する（特権ユーザ）
「集計レポート」（特権ユーザ）

●概要

【経費管理】は、改正電子帳簿保存法における「スキャナ保存」の運用要件に対応する経費管理システムを提供します。
「交通費精算」「立替払精算」「仮払申請」書類などの関連申請書と連動し、経費管理の特権ユーザは、承認されたこれらの書類群を「仕訳処理」しておくことで、下記の操作が実行できます。

改正電子帳簿保存法の検索要件に対応した情報検索
未清算仮払金の把握
入出金伝票・明細伝票の出力
全銀協ファームバンキング対応テキストデータの出力
仕訳データのCSV出力
書類明細データのCSV出力
発生経費に関する部門別、従業員別、支払先別などの集計レポート出力

※「仮払精算」については、その任意の仕訳日に、仮払金額分の借方仕訳を自動で作成のうえ、「仮払精算」金額を貸方に仕訳処理します。例えば、50,000円の仮払金に対する48,000円の仮払精算を、7月5日に仕訳処理した場合、7月5日の仕訳データには、50,000円の借方データと48,000円の貸方データが作成されます。

●「申請書の処理」 - 仕訳する（特権ユーザ）

申請された各種の経費関連申請書類は、上長の承認を経たのち、経費管理の特権ユーザが仕訳処理します。
「仕訳待の申請書」タブ画面から任意の書類を選択のうえ、「仕訳」操作することで、仕訳処理ごとの入手金伝票や明細伝票、および、ファームバンキング用のデータ出力が可能となります。
また仕訳操作済の書類は「仕訳済の申請書」タブ画面に一覧表示され、本画面では、右上にある「条件検索」ボタンを押すことで、改正電子帳簿保存法の検索要件に対応した情報検索が可能です。

※仕訳科目は「仕訳科目設定」にて、任意の科目を設定できます。

●「仕訳履歴一覧」 - 仕訳の削除、および、伝票・仕訳明細・FB用データの出力（特権ユーザ）

「仕訳履歴一覧」画面には、過去の仕訳履歴が一覧表示されます。各仕訳履歴の「詳細」画面にアクセスすることで、当該仕訳に関する入出金伝票、明細伝票、FB（ファームバンキング）用データが出力できます。
仕訳を削除する場合もこの画面で操作します。

※伝票番号は、1から連番で自動採番されます。
※FB用データは、貸方科目に「預金」科目を選択した仕訳データが出力対象となります。「従業員振込先」や「支払先マスタ」にて、振込先となる銀行情報をあらかじめ入力設定しておくことで、適正なFBデータが出力されます。
※FB用データは、本機能リリース時点の全銀協フォーマットに準拠するものです。必ずしも最新のFBフォーマットに対応することや正確な動作を保証するものではありませんので、あらかじめご了承ください。以後の運用は、画面上の説明をよくお読みいただいたうえ、銀行側システムにて十分な内容確認を行ってください。

●「未清算仮払金一覧」 - 未清算の仮払金を確認する（一般ユーザ・特権ユーザ）

「未清算仮払金一覧」画面には、現在未清算の状態となっている仮払申請の一覧と、その金額情報が表示されます。
あなたが一般ユーザであれば自らの未清算仮払金の情報を、特権ユーザであれば全体の未清算仮払金情報を表示します。

●「支払先マスタ」 - 支払先を登録する（特権ユーザ・許可された一般ユーザ）

各ユーザは、「経費請求書払」「仕入請求書払」申請操作時に、その支払先を「支払先マスタ」から選択入力します。
あらかじめシステム管理者によって設定された権限設定に基づき、ユーザごとに、アクセス可能なマスタや、新規登録操作の可否が異なります。
マスタに情報登録を行なう際、支払先の銀行口座情報を登録しておくことで、適正なFB（ファームバンキング）用データを出力します。

※支払先マスタに対し、CSVファイルを用いた一括登録を行うには、本画面右上の「設定」ボタンを押し、表示された画面の説明に従って操作してください。
※「支払先マスタ」は、【経費管理】機能に付属する専用のもので、【各種台帳/関連記録】との関連はありません。

●「従業員振込先」 - 従業員の振込先銀行口座を登録する（特権ユーザ）

画面上の説明をお読みいただき、従業員の振込先銀行口座情報を登録してください。
※ファームバンキングを利用していない会社様は、特に設定を行なう必要はありません。

●「仕訳科目設定」 - 取り扱い科目の登録と編集（特権ユーザ）

本画面では、各ユーザによる「立替払精算」や「経費請求書払申請」などの関連書類の作成時に選択入力させる適用科目の設定と、経費管理の特権ユーザによる仕訳操作時に選択可能な仕訳科目の設定が行なえます。
初期にはオルカ標準の科目設定が行われていますが、御社の運用にあわせて随時設定変更してください。

※各運用科目の「備考」欄に任意の説明書き（凡例など）を入力しておけば、各ユーザの関連書類の作成時において、適用科目の選択画面に「備考」欄の内容が表示されます。

●「書類明細出力」 - 書類明細のすべてをCSV出力する（特権ユーザ）

本画面では、仕訳処理したすべての書類明細のCSV出力操作が行なえます。

●「集計レポート」（特権ユーザ）

事業年度ごとの、部門・費目別の集計レポートや、従業員別、支払先別の集計レポートを表示します。

※現在、CSVファイルへの出力機能はありませので、必要に応じて画面コピー操作を行ってください。