各種台帳/関連記録

●各種台帳/関連記録

概要
台帳の選択と新規レコード登録
内容を検索する
履歴を見る
登録内容の更新・複製・移動
内容のCSV一括入力

●概要

各種台帳/関連記録は、名刺管理や取引先の連絡簿として利用できる他、他のコンテンツからマスタ（顧客台帳や案件台帳など）として参照できます。また、台帳内容の登録レコード別に、過去に紐付けた関連書類の履歴が閲覧可能です。
その他、本機能は自動で【申請書類】機能と連動しており、作成した台帳ごとに、台帳内容の登録申請が行なえます。
本機能を用いることで、「登録申請を行い、承認を得た情報（書類）だけを台帳へ登録する」といった運用が可能となります。これにより、例えば「適格請求書台帳」や「見積書台帳」などを作成し、請求日付、取引先名、請求金額を入力、発行済の電子ファイルを添付のうえ、当該の台帳登録申請を行うことで、電子帳簿保存法における取引関係書類のスキャナ保存要件を満たす運用を行なうことが可能です。
なお、各種台帳は、管理者によるあらかじめのパーミッション設定により、アクセスできない場合や内容を編集できない場合があります。

●台帳の選択と新規内容登録

各種台帳/関連記録では、あなたがアクセス可能な台帳を選択できます。目的の台帳を選択することで、その台帳に登録されているデータが一覧で表示されます。一覧画面では、上部にある各項目名のボタンをクリックすることで、登録内容をソートして表示します。

各登録内容の行頭にある「履歴」ボタン押すと、関連する記録が表示されます。詳しくは、「履歴を見る」を参照してください。

現在参照中の台帳に新規の内容を登録するには、目的の台帳を選択している状態で、画面の右上にある「新規登録」ボタンを押します。ただし、あなたに台帳の編集権限がない場合、「新規登録」ボタンは表示されません。
その他、【申請書類】機能を用いて、「XXXXX」台帳登録申請を行なうことで、新たな登録内容を申請し、承認を受けたものが、新規内容として登録されます。

●内容を検索する

任意のキーワードを含む登録内容を検索することができます。画面上部に設置されている検索フォームを利用します。前方一致検索や、検索対象項目を指定して検索することもできます。
検索は、選択中の台帳に対して実行されます。

●履歴を見る

一覧表示画面や内容の編集画面で「履歴」ボタンを押すと、「関連記録」画面が表示されます。
本画面には、別途に【日報】や【申請書類】機能などを運用し、これらの機能から台帳の内容を参照入力することで、過去に紐付けられ、蓄積された関連記録にアクセスすることができます。
例えば、「取引先台帳」であれば、取引先ごとに紐付けれた【日報】による過去の対応履歴や、【申請書類】によって承認登録された関連書類群です。
なお、あらかじめの権限設定により、アクセスできない記録がある場合もあります。

●登録内容の更新・複製・移動

登録内容を更新するには、一覧表示画面における目的の内容の「詳細」リンクをクリックします。
詳細画面が表示されるので、任意の内容を編集し、「更新」ボタンを押します。
なお、編集画面にある「一覧画面表示」のチェックボックスをOFFにすると、その登録内容は、検索にヒットした場合を除き一覧表示画面に表示されなくなります。登録内容そのものを削除せずに、一時的に非表示にしておきたい場合などに利用します。

またこの画面では、表示中の登録内容を、他の台帳へ複製または移動することができます。

●内容のCSV一括入力

メニューバーの右上に表示されている「設定」ボタンを押すことで、【各種台帳/関連記録】の設定画面にアクセスできます。

本設定画面では、CSVファイルを用いて内容データを一括入力できます。一括入力した内容データは、既存の登録データに"追加"で登録されます。