経費管理のチュートリアル

●経費管理のチュートリアル

※本チュートリアルに記載の内容は、操作運用の一例です。また、オプション機能に関する操作はご契約状況によって行えない場合がございますので、あらかじめご了承ください。

関連書類を申請する
申請された書類群を仕訳処理する（経費管理の特権ユーザ）
新たな支払先を登録する（許可されているすべてのユーザ）
仮払状況、集計レポートを確認する（経費管理の特権ユーザ）

●関連書類を申請する

1) 交通費の精算時、立替払い精算時など、必要に応じて、各種の経費申請書類を申請できます。この場合、機能メニューから「申請書」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「書類の作成」ボタンを押してください。申請可能な書類群が表示されますので、目的の経費申請書類を選択し、内容を入力、最後に「申請」ボタンを押します。この時、領収書や請求書などのPDFファイルや画像ファイルを申請書類に添付してください。

※「交通費精算」→ 電車、バス、タクシーなどの日常の旅費交通費を精算申請します。
※「立替払精算」→ 領収書に基づく立替払の精算申請を行います。申請書には関連の領収書を添付してください。
※「仮払申請」→ 仮払い希望日と金額を入力し、仮払いを申請します。
※「仮払精算」→ 精算対象となる仮払申請（仮払金額）を選択したうえ、関連の領収書を添付して申請してください。
※「経費請求書払申請」→ 取引先からの請求書に基づく、支払い処理を会社に依頼します。手元の請求書を添付し、支払先を支払先マスタから選択のうえ、申請してください。
※「仕入請求書払申請」→ 仕入先からの請求書に基づく、支払い処理を会社に依頼します。手元の請求書を添付し、支払先を支払先マスタから選択のうえ、申請してください。

3) 領収書や請求書を紙のまま添付する場合は、申請操作直後に、領収書の添付台紙や請求書の添付台紙の印刷画面が表示されるので、これを印刷し、実物の領収書や請求書を添付して、経理部門へ送ってください。

●申請された書類群を仕訳処理する（経費管理の特権ユーザ）

特権ユーザにおいては、申請された書類群に対する仕訳処理を、適切なタイミングで必ず随時実施してください。
仕訳処理を行わないと、申請された書類データに対する有効な情報検索が行えません。

1) オルカの機能メニューから「経費管理」機能にアクセスします。

2) 「仕訳待の申請書」画面には、ユーザから申請操作され、仕訳処理待ちとなっているすべての関連書類が一覧表示されます。書類に領収書や請求書のデータの添付がある場合は、この一覧画面からも内容が確認できます。承認が完了した書類は、チェックボックスでの選択が可能になっています。仕訳後に出力可能な入出金伝票や明細伝票などは、仕訳処理単位に出力されます。それを前提に、任意の書類を選択のうえ、一覧の左下にある「仕訳を行う」ボタンを押してください。

3) 仕訳画面が表示されるので、対象明細に関する支払日や仕訳科目を入力します。

4) 仕訳処理を完了すると、この度の処理内容に関する入出金伝票や明細伝票、仕訳明細（CSV）、FB用データが出力できます。必要に応じて出力操作してください。

●新たな支払先を登録する（許可されているすべてのユーザ）

支払先マスタは、「経費請求書払申請」と「仕入請求書払申請」を行う際に、その支払先として選択入力を行うための経費管理機能専用のマスタです。
「支払先別」の集計レポートは、本マスタへの登録情報別に行われます。
システム管理者による設定で、閲覧や登録などの権限が与えられてるユーザのみが操作できます。

1) 機能メニューから「経費管理」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「支払先マスタ」ボタンを押してください。支払先マスタに登録されている支払先が一覧表示されます。新たな支払先を登録するには、「新規作成」ボタンを押してください。登録情報として、その銀行口座の情報を登録しておくことで、FB用データの適正な出力が行なえます。

3) CSVファイルを用いた一括登録を行う場合は、画面右上の「設定」ボタンを押し、画面上の説明に従って操作を行ってください。

●仮払状況、集計レポートを確認する（経費管理の特権ユーザ）

1) 機能メニューから「経費管理」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「未清算仮払金」ボタンを押すと、未精算の状態にあるすべての仮払金が確認できます。

3) 画面上部にある「集計レポート」ボタンを押すと、部門・費目別や従業員別、支払先別の集計レポートを閲覧できます。