勤怠管理のチュートリアル

●勤怠管理のチュートリアル

※本チュートリアルに記載の内容は、オルカの運用操作方法の一例です。また、ご契約いただいていないオプション機能に関する操作は行えない場合がございますので、あらかじめご了承ください。

毎月のシフトを作成する（勤怠特権ユーザまたはマネージャ権限ユーザ）
打刻操作と勤怠実績の確認
各種勤怠届の申請
勤怠届内容の実績への反映操作（勤怠特権ユーザ）
締め処理と勤怠実績のCSV出力（勤怠特権ユーザ）

●毎月のシフトを作成する（勤怠特権ユーザまたはマネージャ権限ユーザ）

1) 機能メニューから「勤怠管理」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「勤務シフト」ボタンを押し、シフト表画面を表示させます。
※勤怠管理の特権ユーザの場合はすべてのユーザが、マネージャ権限ユーザの場合は所属ユーザのみが表示されます。

3) まずはシフト表上部にある「基本シフトの一括入力」ボタンを押し、すべての日付マスに各ユーザの基本シフトを一括入力してください。その後、任意の日付マスにチェックを入れ、シフト表の下部にある「休日」ボタンや「シフト名」ボタンを押して、当月のシフトを完成させます。

●打刻操作と勤怠実績の確認

1) オルカにログインした直後のトップページ、または、専用タイムレコーダー画面に打刻ボタンがあるので、出勤時、外出時、戻り時、退勤時にこれを押します。日々の就労実績は、打刻実績に基づいて自動で計算されます。

2) 機能メニューから「勤怠管理」機能にアクセスすると、過去の勤怠実績が確認できます。勤怠特権ユーザまたはマネージャ権限ユーザは、画面上部にある「勤怠実績表」または「日次実績表」ボタンを押して、管理対象ユーザの実績状況を確認できます。
※今日の就労実績は、翌日にならないと実績表に表示されません。本日が4/26の場合、4/26の就労実績は4/27に実績表に表示されます。

●各種勤怠届の申請

1) 残業時、休出時など、必要に応じて、各種の勤怠届を申請できます。この場合、機能メニューから「申請書」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「書類の作成」ボタンを押してください。申請可能な書類群が表示されますので、目的の勤怠届を選択し、内容を入力、最後に「申請」ボタンを押します。
※「誤打刻届」は、実績表に記録されている打刻内容を修正するための書類です。誤って打刻してしまった場合や打刻忘れ時に、本届出を申請します。

●各種勤怠届内容の実績への反映操作（勤怠特権ユーザ）

1) 機能メニューから「勤怠管理」機能にアクセスします。

2) 画面上部にある「勤怠届の処理」ボタンを押してください。「処理待の届出」一覧が表示されます。ここには現在、ユーザから申請され、実績への反映待ちとなっている各種の勤怠届が一覧表示されます。上長によるすべての承認操作が完了した届出は、チェックボックスへのチェック入力が可能になります。

3) チェック入力が可能なすべての届出にチェック入力し、一覧の左下にある「届出を適用する」ボタンを押してください。この操作で、各種届出の内容が各ユーザの勤怠実績に反映され、届出の内容に基づき、就労実績は自動計算されます。また、適用操作を完了した届出は、「処理待の届出」一覧から消えます。 ※勤怠特権ユーザ様は定期的に本操作を行ない、各ユーザが申請した届出内容を実績表に反映してください。

●締め処理と勤怠実績のCSV出力（勤怠特権ユーザ）

1) 機能メニューから「勤怠管理」機能にアクセスします。

2) 勤怠の締日を過ぎ、実績の月締め処理を行うには、画面上部にある「月締め処理」ボタンを押してください。処理を実施可能な月が表示されますので、よろしければ「次へ」ボタンを押します。

3) 各ユーザの対象の就労実績の集計が行われ、結果が画面に一覧表示されます。よろしければ「実行」ボタンを押し、月締め処理を確定します。

4) 月締め処理を完了した月が一覧表示されるので、対象月のCSV出力欄にある「勤怠」ボタンを押し、勤怠実績をCSV出力します。
※締め処理を完了した月の就労実績は後から変更することはできません。月締め処理を解除するには、システム管理者でログインし、勤怠管理の設定画面で「月締め処理の取消」ボタンを押します。